شیوه نگارش متن استعفا نامه برای اداره‌های مختلف با هم متفاوت است، اما همگی از ساختار یکسانی پیروی می‌کنند. شیوه نگارش متن استعفا نامه باید صحیح باشد تا فردی که قصد خواندن آن را دارد توهین به خود تلقی نکند. در ابتدا توجه کنید که قبل از نوشتن و تنظیم یک متن استعفا نامه، خوب و عاقلانه فکر کنید و از روی عصبانیت و خشم و دلخوری این کار را انجام ندهید، مگر در مواقع ضروری و مهم که چاره‌ای جز استعفا ندارید. پس از آنکه مطمئن شدید می‌خواهید استعفا دهید و کارتان را ترک کنید، باید این موضوع را به کارفرما یا مدیر تان هم اطلاع دهید.
نامه استعفا، نامه‌ای کاربردی است که شما براساس آن خروجتان از شرکت را رسمی اعلام می‌کنید. ممکن است وسوسه شوید که به سرعت یک نامه با متن استعفا نامه بنویسید و سریع کارتان را ترک کنید، اما استعفا دادن هم اصولی دارد که در ادامه بیشتر درباره آن می‌خوانید. پس با ما همراه باشید. هدف از نوشتن متن استعفا نامه یا نامه استعفا این نیست که فقط کارفرما و مدیر تان را از رفتنتان آگاه کنید. شما می‌توانید از این نامه به عنوان فرصتی برای ایجاد روابط و نوشتن یادداشتی مثبت استفاده کنید.
نوشتن متن استعفا نامه، کاری حرفه‌ای است. شما با این کار، به طور رسمی مدیر یا مجموعه را در جریان قرار می‌دهید که قرار است به زودی کارتان را ترک کنید و آنها بر این اساس فرصت خواهند داشت جایگزینی برای انجام مسئولیت‌هایتان پیدا کنند. قبل از نوشتن نامه و برای اینکه مدیرتان از استعفای شما شوکه نشود، می‌توانید یک جلسه خصوصی با او بگذارید. اگر راحت هستید دلایل خود را برای او توضیح دهید و بعد به وسیله نامه یا ایمیل قصدتان را رسمی کنید.
چگونگی نوشتن متن استعفا نامه
متن استعفا نامه ای که می‌نویسید باید مودبانه و صریح باشد.ممکن است با این نامه مدیر یا کارفرمای خود را تحت تاثیر قرار دهید و باعث ایجاد مزایایی برایتان شود. به‌عنوان مثال پیشنهاد کاری دیگری به شما داده شود یا بتوانید در آینده دوباره به شرکت تان برگردید. شما با نوشتن متن استعفا نامه هم مدیر را در جریان زمان خروج خود قرار می‌دهید و هم در صورت لزوم سایر منابع انسانی هم در جریان قرار می‌گیرند. متن استعفا نامه باید مختصر و مفید باشد و یک سری موارد را به شرح زیر در بر بگیرد:
- موضوع نامه: این نامه باید عنوان داشته باشد،مثل درخواست استعفا یا قطع همکاری.
- مخاطب: نام و سِمَت گیرنده نامه باید مشخص باشد و در ابتدا نوشته شود. مخاطب نامه معمولاً مدیر شماست؛ اما نامه شما می‌تواند مخاطب دیگری مثل واحد منابع انسانی یا تیم، هم باشد. این روزها معمولاً ابتدا با مدیر به طور شفاهی صحبت می‌کنند و در نامه یا ایمیلی رسمی، منابع انسانی را مخاطب قرار می‌دهند. اگر اقتضائات به شما اجازه می‌دهد برای دوستانه‌تر شدن درخواست‌تان، در ابتدای ایمیل یا نامه اسم کوچک مخاطب را بنویسید.
- تاریخ ترک کار: نوشتن و اعلام کردن تاریخ خروج از ضروری است. زیرا به مدیر منابع انسانی این اجازه داده می‌شود تا برای آینده تصمیم سریع و بهتری بگیرد.
- اعلامیه استعفا: تعارفات معمول را کنار بگذارید و از اولین جمله به طور واضح و روشن بیان کنید که می‌خواهید استعفا دهید.
- دلایل استعفا: نگارش این قسمت اختیاری است و شامل دلایل شخصی، یافتن شغل جدید و نارضایتی از محل کارتان باشد. نارضایتی‌ها را به‌صورت شفاهی بیان کنید نه در نامه.
- تشکر: استعفا نامه خود را با تشکر کردن از فرصتی که از کار کردن در اختیار شما قرار داده شده است و آرزوی موفقیت به اتمام برسانید.
- امضا: در انتها، نام، نام خانوادگی و تاریخ روزی که می‌خواهید نامه را ارسال کنید، بنویسید و امضا کنید.
نمونه‌های متن استعفا نامه
شماره 1
مدیریت محترم ……
با سلام و عرض ادب
احتراما اینجانب ……… کارمند / پرسنل این شرکت از تاریخ ………… به بعد به دلایل ………….. قادر به همکاری با این شرکت محترم نخواهم بود.
لذا بدینوسیله استعفای خود را کتبا به آن مدیریت محترم اعلام می نمایم.
مراتب جهت اطلاع و اقدام لازم حضورتان ارسال خواهد شد .
با تشکر
امضا
شماره 2
بسمه تعالی
مدیرعامل محترم…..
جناب آقا / خانم ……………………….
موضوع: درخواست استعفا از شرکت ……………….
با سلام و عرض احترام
بدینوسیله به استحضار آن مقام محترم می رساند اینجانب ………… به شماره کارمندی……………. و به شماره شناسنامه…………. از تاریخ …………. در این شرکت با سمت…………. در واحد ……… مشغول به کار هستم. اما به دلایل شخصی یا ……………………………….. تقاضای استعفای خود را از تاریخ……… به حضور محترم اعلام می دارم.
امیدوارم همکاری اینجانب برای این سازمان مثمر ثمر بوده باشد. همچنین به دلیل آموزش های بسیار در این مدت کاری از محضر جنابعالی قدردان هستم.
لذا خواهشمند است دستورات لازم را در صورت موافقت به اداره کارکنان اعلام دارید. همچنین در صورت آموزش به فرد جدید در این شغل اعلام آمادگی می نمایم.
پیش تر از حسن نظر و توجه جنابعالی نهایت تشکر و قدردانی را دارم و برای شما آرزوی توفیق روز افزون را از درگاه خداوند خواستارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
امضاء
شماره 3
به نام خدا
جناب آقای/ سرکار خانم …..
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می‌رسانم اینجانب ………. که از تاریخ …….. در واحد …… مشغول به کار بوده ام، از تاریخ …… و بنا به پاره‌ای دلایل قادر به ادامه همکاری با شرکت نخواهم بود.
از اینکه فرصت همکاری با جنابعالی و شرکت ……… را در این مدت داشتم بسیار خوشحال بوده و امیدوارم حضور من در سازمان مثمر ثمر بوده باشد.
خواهشمند است دستورات لازم را در صورت موافقت با درخواست اینجانب اتخاذ کنید.
قبلا از حسن نیت و توجه شما کمال تشکر را دارم و برای شما آرزوی توفیق روزافزون می کنم.
باتشکر
نام و نام خانوادگی
تاریخ
